Как поэтапно организовать конференцию? - Строительство и ремонт

Как поэтапно организовать конференцию?

Независимо от того, планируете ли вы небольшую встречу или международное мероприятие, каждое деловое мероприятие требует множества важных организационных мероприятий. Однако это непростая задача. Необходимо учитывать различные факторы и помнить отдельные детали, которые в конечном итоге сделают ваше мероприятие успешным. Эту задачу можно упростить, если подойти к ней с некоторыми знаниями самого процесса планирования. Ниже собраны некоторые из наиболее важных моментов, как организовать конференцию шаг за шагом.

Пункт 1. Создайте концепцию.

Когда мы сталкиваемся с проблемой планирования корпоративного мероприятия, нет причин для стресса. Хотя поначалу задача может показаться сложной, вы можете добиться впечатляющих успехов небольшими шагами. Лучше всего сесть и начать думать. Нет смысла предпринимать какие-либо действия, если у нас нет общей концепции события. Задав его в самом начале, каждый последующий элемент будет гармонировать друг с другом. Отдельные вопросы должны работать вместе, чтобы создать хорошо функционирующий механизм.

Нам нужно задать себе несколько основных вопросов. Несмотря на то, что они могут показаться банальными, стоит потратить на них некоторое время. От них зависит вся конференция, которую мы организуем. Во-первых, вам нужно определить профиль и количество участников. Например, кулинарные мастерские на десять человек будут существенно отличаться от престижного банкета. Зададимся вопросом, будет ли встреча иметь интимный характер и заботимся ли мы о свободе и творчестве участников? А может, главное — продвижение продукта, поэтому престиж и зрелищность имеют большое значение?

У нас должна быть четко обозначенная тема и цель встречи, чтобы мы не терялись при принятии последующих решений. Важно назвать целевую группу и измерить ее ожидания. Подобные мероприятия будут успешными только в том случае, если они станут приятными и актуальными для участников. Именно их удовлетворение определяет качество нашей работы. Сложность нашей концепции определяет время и усилия, которые потребуются при планировании конференции.

Шаг 2. Напишите план.

Как только у нас будет определенная цель, концепция, целевая аудитория и характер встречи, мы можем перейти к более техническим мероприятиям. Когда мы знаем, что впереди много работы, стоит записывать каждую вещь, чтобы мы могли действовать комплексно и в хронологическом порядке. Таким образом, мы ничего не забудем и не пропустим важные сроки. При написании сценария конференции мы начнем замечать, насколько важны были наши исходные предположения. При поиске места мы будем знать, что лучше подойдет: очаровательный отель или современный выставочный центр. Также станет понятно, где участникам будет комфортно. Узнаем размер и технические требования.

План должен включать наиболее подробный график того, что происходило внутри и за пределами конференц-зала. Уточните, нужно ли обеспечить гостям питание, проживание или транспорт. На этом этапе стоит составить смету мероприятия. Это упростит сбор предложений и общение с субподрядчиками. Имея ограниченный бюджет, на ранней стадии можно будет определить, что мы можем себе позволить, что является наиболее важным и от чего мы вынуждены отказаться. Стоит ознакомиться с примерами цен, которые различаются в зависимости от местоположения, размера и престижа места проведения конференции. Нам нужно определить еженедельное расписание с четко обозначенными крайними сроками, которые нельзя превышать, например, распечатать приглашения или создать список электронной почты.

Пункт 3. Выбор места проведения конференции.

Успех мероприятия во многом зависит от выбора локации. Место имеет большое значение как для организатора, так и для участников. Он должен иметь удобную коммуникацию и предоставлять парковочные места поблизости, если гости собираются добраться туда самостоятельно. Включим и автомобили, и общественный транспорт. Когда мы хотим перевезти участников на автобусе, мы должны учитывать, смогут ли они зайти на парковку и оставаться там на протяжении всего мероприятия. Узнать, где находятся лучшие конференц-залы для вашего бизнеса можно здесь — https://ej.by/news/companies/2021/07/01/luchshie-konferents-zaly-dlya-vashego-biznesa.html

Еще один важный элемент — это внешний вид и техническое состояние здания. Хорошо, если в нем предусмотрены просторные помещения, оборудованные современной системой освещения и кондиционирования. Обратим внимание на то, адаптировано ли здание к потребностям людей с ограниченными возможностями и легко ли в нем передвигаться. Мы должны решить, планируем ли мы сдавать объект полностью или только его часть. В то же время может быть еще одно собрание компании, поэтому убедитесь, что мероприятия не противоречат друг другу. Удобное решение — выбрать конференц-место с возможностью сдвига стен и любого расположения пространства.

Решим, какое техническое оборудование нам понадобится. Если объект делает это доступным, давайте проведем репетицию, чтобы все было обязательно хорошо видно и слышно зрителям. Нам могут понадобиться микрофоны, кафедры или сцена, которые часто не входят в базовую комплектацию. Давайте узнаем, стоит ли вам за это доплачивать. Также стоит обратить внимание на санитарно-гастрономические помещения. Есть ли на объекте ресторан, кейтеринг или лучше заказать стороннюю компанию? Аналогичная ситуация и с проживанием. Мы можем купить пакет, сочетающий проживание с использованием конференц-зала, с предоставлением комплексного обслуживания одним объектом. Другое решение — воспользоваться услугами различных независимых компаний. Стоит выбрать конференц-залы, которые адаптируют предложение к потребностям клиента, и сотрудники готовы помочь в каждом аспекте мероприятия.

Шаг 4. Повторите все сначала.

У нас есть план, место, решения, связанные с технологиями, транспортом, проживанием и гастрономией, осталось только проверить, не пропустили ли вы что-нибудь. Когда наиболее важные моменты закреплены и проверены, можно принять во внимание дополнительные аспекты. У многих конференц-залов есть дружественные сторонние компании, которые предлагают услуги, которые могут поддержать мероприятие с точки зрения логистики или сделать его интересным зрелищем. Иногда организуются дополнительные арт-шоу, готовятся декорации, предоставляется музыка, ведущие, официанты или хостесс. Если объект предоставляет такие услуги, это большое удобство для организатора. Вместо того, чтобы разговаривать с каждым субподрядчиком отдельно, он ведет диалог с назначенным сотрудником объекта. Все чаще отели и конференц-центры предоставляют поддержку организаторам мероприятий или организаторов мероприятий, которые следят за их ходом от начала до самого конца.

Дьявол кроется в деталях, поэтому при следовании всему плану конференции стоит проявлять особую осторожность. Следует подумать обо всех возможных проблемах, которые могут возникнуть во время мероприятия.Начнем с самых крайних, таких как: пробки, технические неполадки, отключение электричества или отсутствие какой-либо сторонней компании. Хотя многие вещи находятся вне нашего контроля, стоит знать о них и как можно больше пытаться найти решение. Не нужно паниковать. Большинство черных сценариев, которые возникают у нас в голове, никогда не происходят. Тогда давайте подумаем о мелочах. Нужна ли нам гардероб, охрана или дополнительные сотрудники? Не стоит бояться обращать внимание на субподрядчиков или сервис объекта в случае недостатков. Следите за днем ​​конференции. Нервы не помогут в случае проблем, поэтому оставайтесь стойкими в любой ситуации.

Пункт 5. Собери свое мнение.

Фух … все кончено. Конференция окончена. Последние участники покинули объект, осталась документация, расчеты и сбор отзывов. Прежде всего, подумайте о том, чему вы научились в течение всего процесса, какие проблемы возникли и как их избежать в будущем. Соберите мнение коллег, которые более-менее помогли во время мероприятия. Но самое главное — это информация, предоставленная участниками. Мы должны знать, каковы были их чувства, полезны ли полученные знания и доступна ли форма их передачи.

Несмотря на усталость, следует помнить о так называемом следовать за. Это может быть опрос по окончании мероприятия или телефонный звонок после его завершения. Хорошо, если участники встречи оценят содержание, организацию и все удобства во время конференции. Это чрезвычайно важный этап, так как гости могли привлечь внимание к чему-то, что мы упустили или не особо заботились. Чем больше отзывов мы соберем, тем лучше мы сможем организовать бизнес-мероприятия в будущем.

Планирование конференции не так страшно, как может показаться. Вам просто нужно знать, с чего начать, и все тщательно обдумывать. Чтобы просить помощи у других, важно сохранять спокойствие и мужество. Каждое действие — результат работы многих людей, поэтому мы часто возвращаемся к людям, местам и компаниям, с которыми мы сотрудничали. Таким образом накапливается опыт и база контактов. Благодаря тому, что мы принимаем вызов и не расстраиваемся после мелких ошибок, мы можем многому научиться. Все это делает наши конференции все более успешными и узнаваемыми.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *